ISO Belgesi İşlemleri

ISO belgesi almak için yetkili bir belgelendirme kuruluşuna başvuru yapmadan önce aşağıdaki adımları sırasıyla izlemeli ve firma içerisinde eksiksiz uygulamalısınız.

Hazırlık ve Organizasyon

Belgelendirme sürecinin bu ilk aşamasında şirket yöneticileri ve / veya yetkilileri ile iletişime geçilerek danışmanlık hizmetinin verileceği konuyla ilgili bir taslak proje planı oluşturulur. Bu bağlamda, şirket tarafından bir proje yöneticisinin atanması ve projede yer alacak kişilerin belirlenmesi istenir. Bu kişilere projeyle ilgili temel bilgilendirme eğitimleri verilir. Örneğin, ISO 9001 Kalite Yönetimi Sistemi Belgelendirme hizmeti verilecekse, ISO 9001 standardının içeriği, kapsamı, gerekliliği, önemi ve faydaları anlatılır ve sertifikasyon sürecinin genel hatlarından bahsedilir.

Stratejik Proje Planlama

Bu aşamada, şirketin ilgili yönetim sistemi, sosyal uygunluk denetim metodolojisi, ürün veya sistem belgelendirme ile ilgili mevcut durumu analiz edilir. Şirketin söz konusu sertifikayı almaya ne denli hazır olduğu saptanmaya çalışılır. Şirketin organizasyon yapısı, halihazırda uygulamakta olduğu yönetim sistemleri, yasal prosedürleri, kendi içerisinde oluşturduğu iş süreçleri, kullandığı kaynaklar vs. kapsamlı bir şekilde değerlendirilir. Tüm bu araştırmalardan sonra daha önce taslak olarak oluşturulan proje planına son hali verilerek şirketin hedefleri ve politikaları doğrultusunda daha kesin bir proje planı hazırlanır. Bu aşamada, projedeki iş adımları ve süre bilgileri daha gerçekçidir.

Eğitim

Danışmanlık sürecinin üçüncü aşamasında şirket yetkilileri ve proje sorumluları için sertifika alınacak ürün, sistem, süreç, denetim ya da standart ile ilgili detaylı ISO eğitimleri planlanır. Bu eğitimler, standart bilgilendirme eğitimlerinin çok ötesinde şirketin mevcut durumu, potansiyeli ve hedefleri göz önüne alınarak özel olarak ve daha detaylı hazırlanır. Eğitim süreleri, belgelendirme hizmetinin kapsamı, şirketin mevcut durumu, katılımcı profili vb. gibi faktörlere bağlı olarak değişebilir. Eğitimler sonunda, katılımcılara eğitim sertifikası verilir. Belgelendirme konusu ve projede yer alacak çalışanlara bağlı olarak farklı kişilere farklı eğitimlerin verilmesi de söz konusu olabilir.

Sistem Kurulumu

Danışmanlık sürecinin en önemli adımlarından biri de şirket bünyesinde belgelendirme yapılacak ISO standardı, yöntem ya da metodoloji ile ilgili sistem kurulumunun gerçekleştirilmesidir. Bu aşamada, şirketin yapısına, kaynaklarına ve sahip olduğu potansiyele bağlı olarak en verimli sistem modeli geliştirilir. Bu sistemin kendi iç süreçleri ve diğer sistemlerle olan ilişkileri belirlenir ve sistemin hızlı, doğru, şeffaf ve tutarlı bir şekilde çalışması sağlanır. Bu aşamada, sistemin istenen şekilde çalışabilmesi için teknik altyapıda değişiklikler yapılabilir. Kurulan sistemle (Örneğin ISO 14001 Çevre Yönetim Sistemi) ilgili bir dokümantasyon yapısı oluşturulur. Hazırlanacak dokümanların türü ve içeriği belirlenir. Hangi dokümanın neden, nasıl ve ne zaman hazırlandığı ile ilgili proje sorumlularına bilgilendirmeler yapılır ve hazırlık sürecinde kendilerine gerekli destek sağlanır.

Uygulama

Tüm hazırlıklar tamamlanıp sistem kurulumu gerçekleştikten sonra sistem devreye alınır ve bazı pilot uygulamalar yapılır. Bu aşamada sistem, şirket süreçlerinin tamamında değil, belirli bir bölümünde test edilir. Sistemin çalışması sürekli olarak takip edilir; eksiklikler ve iyileştirilmesi gereken noktalar tespit edilerek gerekli müdahaleler yapılır. Sistem performansının maksimuma ulaşması için belirli göstergelerden yararlanılır ve çeşitli ölçümler ve değerlendirmeler yapılır. Sistemin uygulanmasından en iyi sonuç alındığına karar verildiği zaman bir sonraki aşamaya geçilir.

Belgelendirme

ISO Belgesi almak için kuruluşumuzdan alacağınız danışmanlık hizmet sürecinin son adımına gelindiğinde şirket artık belgelendirme başvurusu yapacak olgunluğa ulaşmış demekti